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上汽进出口的“制度大扫除”

发布时间:2017-05-17

一家成立了近三十年的贸易公司,在多年的发展历程变迁中,管理制度如何随着发展的脚步系统的优化、与时俱进?如何使制度与实际工作一致?如何使制度发挥相应的约束作用?如何使制度产生管理价值?上海汽车进出口有限公司与AMT合作开展管理制度梳理项目,开展了一场“制度大扫除”的活动。


作为上汽集团的对外经贸公司,上海汽车进出口有限公司(简称“上汽进出口”)19852月成立,目前已与五大洲80多个国家和地区建立贸易关系,相继在美国、欧洲、香港建立公司,近两年又在印度、中东建立分公司。业务范围涉及汽车及零部件、附件以及其他机电产品等的出口,国外整车进口及其批发、零售和维修,汽车生产用技术、设备、零部件及原材料的进口。


上汽进出口要立足国内市场和部分国际市场,加快布局全球商贸网络,完善以信息、流通、金融为核心的国际商贸功能,围绕上汽集团的生产采购和产品出口,构建全球性的服务体系,成为汽车行业国内领先、国际知名的供应链组织者和增值服务提供商。


面对公司的快速发展和宏伟战略目标,原有零散、多重、老旧的制度文件已经远远不能满足要求,如何建立相配套的管理制度保障?如何解决实际执行与制度规定“两张皮”?上汽进出口对流程和制度提出了适应性的调整要求:流程制度从导向性上需响应战略要求;流程制度要支持管理、业务开展要求;流程制度需要满足各专业化体系(ISO、内控)的要求;流程制度需符合管理和监管的相应法规要求。


根据以上要求,上汽进出口提出制度建设优化的主要目标:

统一:构建流程框架,建立流程责任矩阵,明确相关流程和制度的责任主体,使得公司能在一个框架完整的流程和完整的制度下工作;

流畅:完善流程制度而非推到重来,通过流程制度要使管理和业务运作流畅,能满足公司战略和业务发展的要求;

自控:建立适合流程管理和制度完善的长效机制,实现监督、制约、警告的机制,满足各专业化体系要求,使得流程制度更好的运行。


针对以上建设要求和目标,AMT在深入调研访谈之后,提出了以下的解决方案:

全面梳理制度:AMT根据上汽进出口的实际情况,以流程为主线,对制度进行全面梳理,按照业务领域分类分级,从全局的视角,形成紧密链接的业务链,实现对端到端流程和制度的呈现。

明确责任部门和责任人:根据流程的分类分级,落实流程和制度的归口管理部门,明确流程和制度的责任人和主要职责。

建立流程制度的管理保障机制建立流程制度的制订、审批、发布、变更的管理机制,实现对流程制度的管理,同时通过制度的信息化,保障制度的执行落地。

建立流程制度的持续优化审计机制:建立流程制度审计的原则和要求,明确流程制度审计的发起部门,规定各部门对自身流程进行定期自评优化。通过流程监控与审计机制,保障流程和制度的执行。


为了推动流程制度优化的变革和共识,培养企业内部的专业人员,并形成全员的流程制度意识,项目过程中充分发动企业内部的人员参与:

文件编写64人:文件编写过程中,流程制度的责任人负责各自流程制度的设计撰写,共计64人参与编写工作。

沟通讨论477次:文件编写过程中,针对存在的问题和难题,项目组和流程制度的责任人举行各类跨部门、跨岗位的沟通讨论477次。

培训12场次:项目中开展了近12场针对全员或部分员工的流程制度的培训,使尊重制度、遵照制度深入人心。

首次制度签字率97%文件编写完毕后,需要编制责任人和相关领导审核、签字确认,由于制度撰写过程中的相关责任人的全程参与,首次制度签字率高达97%


管理制度梳理优化为上汽进出口带来的价值:

建立了完善的制度管理体系:通过全面梳理和大扫除,原有上汽进出口制度的保留比例为17%,新增和完善的制度比例为83%。在项目组和编制责任人的共同努力下,最终确定的管理制度基本上能满足上汽进出口各项工作开展的需求。

建立了制度的持续优化机制:通过组织保障、流程制度发布与优化、流程监控与审计,督促和帮助各职能部门、各业务单位提升管理水平,防范、降低经营管理风险,不断在工作过程中实现对制度的持续优化。

培养了尊重制度、遵照制度的行为理念:通过项目过程中的多次培训、沟通、交流,制度相关责任人建立起了“用制度说话、用制度办事“的理念。

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