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蒙牛:乳业帝国的精细化费用管控

发布时间:2017-05-16

庞大的组织架构,复杂的业务体系,多套管理软件形成的信息孤岛……如何解决费用报销周期长、预算管控能力低的问题?如何建立高效的“共享财务”体系,支撑蒙牛乳业帝国的高效运转?蒙牛联合AMT,历时2年多时间,成功打造全集团“网上费用报销管理平台”,有效控制财务风险和提升运营效率,并为实现财务共享中心奠定基础。


蒙牛乳业(集团)股份有限公司成立于19998月,总部设在内蒙古自治区呼和浩特市和林格尔盛乐经济园区,是国家农业产业化重点龙头企业、乳制品行业龙头企业。到目前为止,蒙牛已经在全国20多个省区市建立了31个生产基地50多个工厂,拥有液态奶、酸奶、冰淇淋、奶品、奶酪五大系列400多个品项,其中液体奶、冰淇淋和酸奶销量居全国第一;乳制品出口量、出口的国家和地区居全国第一。


蒙牛在短短十年中,创造出了举世瞩目的“蒙牛速度”和“蒙牛奇迹”。然而,伴随着蒙牛的迅猛发展,组织架构不断庞大,上万种岗位和遍布全国各地的3万多员工,使管理的复杂度逐级增加,借助信息化实现管理升级也迫在眉睫。


如何建立支持业务发展的高效财务管理体系,以支撑蒙牛的高效运转?蒙牛需要寻找一家具备很强咨询+软件落地能力的公司作为长期的信息化战略合作伙伴。2012年,蒙牛联合AMT启动了高效财务共享体系的建设,历时2年多时间,成功打造了全集团“网上费用报销管理平台”,并全面实施推广,有效的控制财务风险和提升运营效率,为实现财务共享中心奠定基础。


第一阶段:诊断问题明确目标

基于蒙牛费用管理业务流程和信息化现状的深入了解,发现存在以下问题:

1. 员工报销时间长、异地管理报销难度大:费用报销从业务发起流程,手工填写报销单,费用结案后所有费用全部集中在月底进行处理,导致营销市场、固定费用报销无法实现即时处理,时间方面跨度较长,均长达1个半月左右;个人出差垫付资金周转以及整体报销单据周转时间长;异地管理的部门越来越多,报销审批积压现象严重。


2.财务业务信息共享滞后,无法实现预算前控制:业务、财务各项数据无法进行实时共享,对预算、用款计划监控不能达到实时预警;公司对预算控制的能力较低,仅停留在事后控制上。


3.财务标准化难度大,无信息化支撑:财务人员手工处理报销,需要对单据的合法性、审批流程的合规性、报销标准的统一性进行审核,标准化审核的作业规范需信息化手段支持。虽然集团已经实施了SAP、金蝶等管理软件,但是针对费用管理的信息化支撑依然空白。


结合现状调研,项目组明确了“网上费用报销管理平台”项目的目标:实现预算对费用数据的实时管控与预警;缩短业务费用报销周期,在保证甚至提高财务核算准确性的基础上节省财务核算数据的时间,进一步提高业务、财务核算工作效率;以费用报销、资金支付为重点,通过系统固化优化报销流程,实现费用报销和资金支付流程的统一化、规范化、标准化、透明化、自动化;梳理并优化财务制度与流程,为实现财务共享中心做好第一步的准备。


第二阶段:设计整体IT解决方案

面对蒙牛庞大的组织架构,复杂的业务体系,以及多套管理软件形成的信息孤岛,要实现对费用管理的优化和方案的可落地,在方案设计中,必须充分考虑作业流程的标准化,与已有信息系统的集成,数据的共享和决策分析,流程操作实施的便利性等,因此整个方案重点关注了以下内容:


管理与IT相结合:解决方案从日常费用报销、差旅管理、办公用品管理、媒介管理等方面细化了各业务的流程规则和管理标准,同步设计出计划预算到费用报销的全流程解决方案, 明确需要实现的系统功能。


多套系统高度集成:蒙牛已在运行或正在测试的系统中,与网上费用报销系统相关的有预算管理系统、核算系统、资金结算系统等8款之多,解决方案重点规划网上费用报销系统与其他管理软件之间的系统架构关系,从而将费用管理从预算-报销-结算-核算的各个业务环节打通,形成业务无缝化、信息共享化。


数据集成和决策分析:在系统集成的基础上,实现与主数据、人员、部门、供应商、科目等信息自动对接,实现基础数据共享,在此基础上形成面向部门、员工等各维度费用分析报表。


影像系统接入:出于对将来财务共享中心的规划,特考虑在费控系统阶段施行票据影像扫描系统,对发票和其他业务凭证进行扫描后上传到集团服务器,方便费控系统及时的完成原始票据审批的工作,提高报销速度和财务工作效率,同时完成对历史数据的永久性保存和调用查阅。


引入移动终端:方案设计关注行业前沿,积极引入先进技术,为了方便蒙牛员工的移动办公,与移动终端集成,引入了手机版的费用报销管理系统。


整体IT解决方案通过业务流程梳理、设计系统框架图、定义各软件接口、细化各业务实现功能等,为系统的下一步实施推广做了充分准备。


第三阶段:系统实施和应用推广

如何在蒙牛遍布全国各地的不同分支机构中对3万多员工逐步实施和推广系统?AMT协助蒙牛制定了“局部试点——全国推广——优化应用”的系统实施和应用推广方案。首先聚焦在蒙牛集团财务核算部门所涉及到的业务,进行系统试运行然后扩展到呼和浩特进行试点运行;经过两轮的试点与磨合后,开展了面向全国范围的系统应用推广工作。


在系统全国范围实施推广时,同步进行系统应用的优化,改善用户体验,如引入手机版的网上费用报销管理系统,打破了地域限制,极大地方便了员工的操作。


在系统实施推广过程中,遇到各分公司要求不一、项目推进受阻等问题,AMT本着“沟通、研讨、培训,贯穿全程的知识转移和变革推动”的宗旨,通过及时跟踪系统功能使用情况、开展多形式培训、优化系统功能等工作,保证项目的有序推进,同时通过知识转移为蒙牛培育了后续保障团队。


2014年,“网上费用报销管理平台”已在蒙牛全集团成功推广应用,通过报销计算自动化、预算控制实时化、管理控制数据化、签字审批网络化、报销执行标准化,流程透明可追溯,全面改善费用管理流程效率,提升预算风险控制能力,为财务共享中心的实现建立了基础的操作平台,并提升了各级管理者和员工满意度:

对管理着而言:“案头工作”改成“移动办公”,不受时间地点限制,随时可以进行费用审批;系统自动预算控制,为管理者审批进行自动预警;报表数据快捷准确,方便管理者从不同维度调用数据;历史数据电子归档,降低后期管理成本。


对于普通员工而言:简化计算核对工作量,提升工作效率;报销速度不受“领导办公室时间”限制;报销全流程透明便于过程进度控制;移动办公利用员工高效安排报销工作;实现员工账务自助查询管理。

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