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采购管理,成就智慧供应链

发布时间:2017-07-25

企业发展战略要落地,企业核心竞争力要提升,必须具体地落实到价值形成的每一个环节或活动上。而采购是价值链中的重要环节之一,是企业与供应市场交互活动的载体,也是企业的成本中心。通过提升采购管理环节可以扩大企业利润空间、形成和创造新的生产力、降低企业总成本,最终达到进一步提升企业核心竞争力的目的。

一、传统采购管理水平亟待提高

一般来说,企业的采购材料成本占销售成本的50%左右 。对企业而言,目前面临的主要采购问题有:

(1)订单周期短。企业需要快速响应市场和客户的需求,一般采取小批量多品种生产模式,并要求快速的订单周期,这使得计划管理非常困难。由于采购周期较短,零部件的质量要求很高,生产经常受制于采购物料的配套情况和质量状况。

(2)物料品类多。产品型号多,产品需求个性化设计,产品更新换代快,工程数据管理起来又复杂,经常要进行工程变更。由于采购品种多,手工的操作根本无法做到采购的及时和准确。经常发生人手紧张、加班加点的情况。

(3)采购管理成本高、风险大。企业在采购过程中,往往需要独自承担供应商选择、评价、洽谈、产品试用、小批供货、问题处理等所发生的费用。

(4)议价能力低。单个企业采购物品的需求量相对较少,无法进行大批量的采购,难以形成规模效应。这直接导致在与供应商议价时,企业往往处于不利地位,获取议价主动权的机会少,需要在增加首付款比例、缩短付款时间、自行提货等条件下,才能获取采购价格优惠。

(5)采购数量不能精确。由于采购问题造成的生产缺料或采购过剩,导致影响生产进度和库存积压的情况严重。

(6)供应商监管不足。企业无法准确及时地了解跟踪采购件的到货情况,从而无法及时对供应商进行催货,延迟了销售订单的交货。企业与供应商之间缺乏合作和信息共享,供应商不能对采购部门的要求实时响应,采购部门对采购部件的控制只能通过事后把关,这样做的风险性较高。

二、从传统采购到智慧供应链采购的四大转变

在供应链管理模式下,采购工作需要做到5个恰当:恰当的数量、恰当的时间、恰当的地点、恰当的价格以及恰当的来源。智慧供应链采购与传统采购有所不同,这些差异主要体现在如下四个方面:

1)从静态数据向动态数据的转变

传统的采购大都是基于静态的数据,生产实际中主要是在运作成本上保证采购部件成本较小,并能够及时到货保证生产的有效运行。智慧供应链在综合以上的因素基础上,根据部件采购小批量、多品种的特点,充分利用企业资源计划(ERP)中的动态的生产经营数据,制定了实用可行的阶段性方案。首先销售订单依据产品清单展开采购物料,再依据智能算法选取批次计划的采购路线作为生产准备计划发布。然后根据确定发布的周计划与线性规划模型确定每周批次供应商部件采购量。

2)从信息不透明向信息共享的转变

在传统的采购模式中,企业与用户、供应商之间缺乏合作,不能实现信息共享。信息的传递大部分依靠书面的合同、发票等单据,不利于信息流的集成。智慧供应链将通过建立公共数据库实现信息透明化,使任何时间点的定单都进入公共数据库,让供应链中所有成员企业能够及时了解,确保供应链中的上游企业及时进行采购活动,保证下游企业的正常生产和运作。

3)从内部采购管理向外部资源管理的转变

传统的采购管理与供应商之间缺乏合作和信息共享,供应商不能对采购进行实时响应,采购部门对采购部件的控制只能通过事后把关,风险较高。智慧供应链的采购管理通过向外部资源管理转变,把采购业务活动的事后把关转变为事中控制。

4)从单独采购向联合采购的转变

企业采购中的弱势地位主要是因为采购量少,企业要想转弱为强,靠单一企业难以实现,可通过企业合作,走联合采购之路。联合采购是指不同企业联合起来,形成采购同盟,将单个企业的分散订单集合起来,积小单为大单,以团购方式向外界采购产品,使采购方拥有更大的发言权。

三、智慧供应链采购优化的具体内容

1)物料精细化智慧管理

智慧供应链系统建立科学、统一的基础编码体系和信息化平台,保证编码的唯一性。规范的基础资料体系(物料编码、供应商编码、客户编码、BOM资料等等),资料,可供供应链上各个企业共享,为规范的信息化管理奠定了基础。企业基础数据清晰、明确,供应链上下游之间的沟通效率大大提高,为企业精细化的管理打下了基础,大幅提高了基础管理水平。

智慧供应链在最终产品销售量预测的基础上,进行采购。智慧供应链为每一个销售产品都准备一个注册数据库,通过数据库来提取用户购买行为的相关历史信息,并将其与用户的业务信息进行整合。再利用模式识别技术来分析这个巨大的数据库,进而非常精确地预测个体用户未来的购买模式。这些信息不仅能够让销售团队能够瞄准具体的潜在用户,而且可以大大降低滞销产品的库存。

智慧供应链可以根据物料的ABC分类法则,智能地把采购部件分为重点部件、次要部件、非重点部件,然后针对不同类别的部件再采用不同的采购策略。从而可以有效地降低采购成本,简化采购执行过程,缩短采购周期,并间接降低企业库存,减少资金占用,带来了良好的经济效益和市场竞争优势。

2)采购流程智慧管理

智慧供应链对采购和销售流程都能够实现很好的控制。随时监测采购到货情况和查询付款情况。产品售出后可以随时了解销售回款状况,对应收款进行有效的控制。在成本管理方面,系统的实施有效的降低了产品成本。在财务上,核算明细,责任明确,使财务控制有的放矢。同时,财务分析使管理者实时掌握企业的财务状况,加强了控制,降低了财务风险。

智慧供应链的丰富的查询统计功能使得采购决策者可以及时的了解企业经营状况和财务状况,在此基础上更有效和快速的做出决策。智慧供应链整合了业务管理过程,实现了业务数据和财务数据在数据层的统一,完美的实现了业务和财务的一体化,提高了工作效率。通过智慧供应链,财务、营销、物流实现了信息一体化,自动驱动的工作流,把财务、销售、物流等各个部门的关键岗位紧密地联系在一起,有效增强了员工的协作意识和团队精神。

2)供应商智慧监管

供应商管理从供应市场调研与历史数据分析开始。智慧供应链不断地寻求最好的供应商,最好的价格、服务或某个价格和服务权重的组合,实现最佳的成本节约。智慧供应链更加强调对供应商的评价、选择、管理。针对重点部件的采购,选择合适的供货商建立起战略合作伙伴关系。供应商的评定与考核采用等级制,根据供应商交货的时间、质量、数量、价格和合同履约情况等指标把供应商划分为若干个不同的等级。智慧供应链可以把长期合作伙伴的相关信息存档在供应商字典里,并对其进行专门的维护。

3)招投标智慧管理

智慧供应链还能够提供投标、开放式拍卖、反向竞拍、私密拍卖等功能,可以处理报价申请或密封式投标。通过减少工作中需借助电子表格和电子邮件的环节,从而实现效率更高与更安全。再借助于加密信用卡技术,可以通过因特网进行采购。所有电子采购工具共享一个数据库,共同受安全和审计保护,这样可保证网上采购的实施。

智慧招投标还有一个最重要的功能,就是让供应商不仅可以竞价,还能向买家展示其他具有战略意义的要素:如自身产品的质量、服务、交货时间等,来进行竞标。采购部门在寻求最合理的价格的同时,还需要了解投标供应商是否能够达到对质量、交货、技术标准的严格要求。智慧招投标能够确定价格之外的关键参数,让采购部门能更全面地了解相关信息。

针对特定市场和产品,智慧供应链采用精密成本模型。这个模型能够让采购部门去关注那些关键的成本动因,把握总成本对自身产品产生的影响。通过这个模型采购部门可以更少地依赖谈判,而更多地借助信息,从最合适的供应商处采购最合适的部件。

4)采购风险智慧管理

风险管理技术是金融业较为常用的工具。借助这一工具,采购部门可以对采购成本进行回归分析,与供应商的谈判就可以做到以最高限价为基础。这些价格上限让采购方可以采用批量采购合同,这样有利于整体利润的提高。可以帮助采购方解决需求、供应、价格以及原材料成本的不稳定所带来的问题。采取风险管理工具量化风险和变化出现的可能性,这让采购方能在更长的时间跨度内管理风险。

因为不能够准确地预见畅销产品的价格什么时候会攀高或回落。出于自身利益考虑,采购方不愿意长期给供应方支付溢价。这时候,采购方可以使用风险管理工具来应对不同的情形。对市场波动进行模拟,以减少长期采购合同的风险。风险管理工具能帮助采购部门锁定大型供应商,保证关键部件的可靠供应,同时仍保有一定份额的库存。

风险管理工具可以分析预测的准确性,帮助采购部门更好地把握市场波动的不确定性。通过了解市场将如何波动,确定合同的采购量。即使是合同组合,估价工具也会考虑到市场和供应条件的波动、需求和市场价格的起伏。在一定的采购量之内,不管出现什么意外,采购部门都有较大把握企业可以随时采购到某些部件。这样,企业也能够向供应商争取折扣,因为采购量已经确定,企业就要自己承担风险。将风险从供应商处转移至生产企业,也就降低了供应商的成本。



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